Das SECO hat auf die Krise schnell reagiert und sowohl die Voranmeldung zur Kurzarbeit als auch das Abrechnungsformular für die Kurzarbeitsentschädigung aufgrund des Corona Lockdowns angepasst. Die Voranmeldung für die Kurzarbeit ist – nachdem die meisten Arbeitgeber bereits die Voranmeldung eingereicht haben – tatsächlich sehr einfach. Von dieser Vereinfachung des Covid-19 Abrechnungsformulars profitieren jedoch in erster Linie die Arbeitslosenkassen. Für die Arbeitgeber ist die Abrechnung mindestens so kompliziert wie bisher. Zusätzlich stellen sich neue ungeklärte Fragen.
Aufgrund der Covid-19 Massnahmen des Bundes explodieren die Anmeldungen zur Kurzarbeit. Unzählige Unternehmen haben bei der Voranmeldung bereits einen Vorgeschmack auf den administrativen Aufwand der Kurzarbeit erhalten. Dabei ist die Voranmeldung nur die leicht zuzubereitende Vorspeise des mehrgängigen Menus. Erst richtig aufwendig und kompliziert ist die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung (KAE).
Das SECO hat die Probleme der betroffenen Betriebe erkannt und die Voranmeldung der Kurzarbeit aufgrund der Corona Krise für Unternehmen in zwei Schritten stark vereinfacht. Im ersten Schritt durch den Verzicht auf Beilagen und die Anzahl der zu beantwortenden Fragen. Im zweiten Schritt mit dem «ausserordentlichen Formular». Dieses gilt nur für die Voranmeldung von Kurzarbeit aufgrund von behördlichen Massnahmen infolge Pandemie Covid-19 und ist tatsächlich sehr viel einfacher als das bisherige Anmeldeformular: Formular Covid-19 Voranmeldung
Auch für die Abrechnung der KAE hat das SECO ein neues Formular publiziert. Das scheint ganz einfach zu sein. Nur gerade 5 Felder müssen ausgefüllt werden. Der Rest wird berechnet. Zu schön um wahr zu sein? Gehen wir kurz durch die Felder auf dem Abrechnungsformular: Abrechnungsformular KAE Covid-19
- Anzahl anspruchsberechtigte Arbeitnehmende: Anspruchsberechtigt sind die meisten Mitarbeitergruppen. Festangestellte Mitarbeiter, Stundenlohnmitarbeiter (mit Ausnahme von Arbeitnehmern auf Abruf), Lernende und sogar die Geschäftsleitung. Mitarbeitende, die nicht einverstanden sind mit der Kurzarbeit und Mitarbeiter in der Kündigungsfrist sind nicht anspruchsberechtigt (böse Zungen behaupten, dass sich nicht einverstandene Mitarbeitende schnell in der letztgenannten Gruppe wiederfinden).
- Anzahl von der Kurzarbeit betroffene Arbeitnehmende: Das lässt sich leicht ermitteln, insbesondere für kleinere Betriebe.
- Summe der Sollstunden aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden: Für Mitarbeitende im Monatslohn ist das einfach zu ermitteln. Nur was haben Stundenlohnmitarbeiter eigentlich für Sollstunden? Neu bin ich als Eigentümerin der GmbH auch anspruchsberechtigt für Kurzarbeitsentschädigung, nur welche Sollstunden setze ich ein? Mal auf der Rückseite des Formulars nachschauen: Dort findet sich die Antwort nicht.
- Summe der wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden aller von KA betroffenen Arbeitnehmenden: Ganz einfach, dann bilde ich kurzerhand die Differenz zwischen den Sollstunden und den noch gearbeiteten Stunden. Oder doch komplizierter? Sind die Ferien während Kurzarbeit zu berücksichtigen? Zwei Mitarbeitende mit KAE sind krank, wie geht das jetzt? Die Rückseite des Formulars verrät mir nur, dass «die Angaben zu den Sollstunden, den wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden sowie zur Lohnsumme sind durch geeignete betriebliche Unterlagen wie bspw. Stundenlisten und Lohnjournale zu belegen». Und was heisst das jetzt?
Aus der Summe der Sollstunden der anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden und der Summe der wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden errechnet sich der prozentuale wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall.
Mit dem einfacheren Teil sind wir durch, jetzt wird es anspruchsvoller:
Wir müssen jetzt den Verdienstausfall ermitteln. Die Anleitung für die Ermittlung des «Verdienstausfalls» verrät mir: «AHV-pflichtige Lohnsumme aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden (max. Fr. 12’350 pro Person bzw. Fr. 4’150 für Personen mit massgebenden Entscheidbefugnissen und deren Ehegatten – vgl. Rückseite)».
Das ist doch ganz einfach: Lohnbuchhaltung aufmachen, für den Abrechnungsmonat die AHV-Deklaration laufen lassen oder das Lohnjournal generieren und schon habe ich die AHV-pflichtige Lohnsumme. Mitarbeitende im gekündigten Anstellungsverhältnis ausschliessen, den Vertriebsleiter auf Fr. 12’350 setzen und gut ist. Die Rückseite verrät uns aber, dass «AHV-pflichtige Zulagen wie auch geschuldeter Anteil am 13. Monatslohn» zu inkludieren sind. Ebenfalls die Ferien- und Feiertagszuschläge von Arbeitnehmenden im Stundenlohn. Die Mitarbeitende im Monatslohn haben aber auch Ferien und Feiertage? Wie muss ich das berücksichtigen in der Berechnung des Verdienstausfalles?
Einfach nachzuvollziehen ist dann die Berechnung der Kurzarbeitsentschädigung. Dazu multipliziert Excel auf zwei Kommastellen genau den irgendwie ermittelten Verdienstausfall mit dem wie auch immer berechneten prozentualen wirtschaftlich bedingten Arbeitsausfall. 80% davon (zuzüglich Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber) ergeben den Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung.
Spätestens jetzt wird klar, dass sich das Covid-19 Abrechnungsformular als einfach auszufüllendes onepager Formular tarnt. Die Ermittlung der Werte ist dann tatsächlich aber kompliziert und verlangt die Beantwortung vieler Detailfragen. Notgedrungen wird man sich am bisherigen Abrechnungsformular vor Covid-19 orientieren. Das Ausfüllen des ordentlichen Abrechnungsformular für Kurzarbeitsentschädigung ist zwar auch sehr anspruchsvoll, jedoch bietet die dazugehörige Wegleitung tatsächlich Orientierung und ist erprobt.
Das Covid-19 Abrechnungsformular bringt für die Arbeitgeber keinen Vorteil, denn die Erhebung der verlangten Angaben ist mindestens so kompliziert wie im ordentlichen Abrechnungsverfahren der Kurzarbeit. Daher Arbeitgeber aufgepasst. Die Abrechnung ist nicht zu unterschätzen und falsche Abrechnungen haben direkt finanzielle Folgen. Zu tief berechnete Kurzarbeitsentschädigungen belasten die Kosten. Wie die Behörden mit zu viel bezogener KAE umgehen werden, wird sich noch zeigen.
Für die Arbeitslosenkassen hingegen ist das ausserordentliche Abrechnungsformular eine wirkliche Vereinfachung. Davon profitieren hoffentlich die Arbeitgeber und die tausenden betroffenen Arbeitnehmenden durch die schnelle Auszahlung der Kurzarbeitsentschädigung.
Wir werden in einer Serie von Blogbeiträgen vertieft auf das Thema Kurzarbeit eingehen. Anregungen und konkrete Fragen sind sowohl in den Kommentaren als auch auf info@trustwork.ch willkommen.
Roland Keller
Trust Work bietet die Voranmeldung und die Abrechnung der Kurzarbeit als kostengünstigen Service an. Du musst dich nicht mit den ganzen Wegleitungen und den derzeit ständigen Änderungen befassen. Wir stellen dir einfach verständliche Fragen über Onlineformulare, die du ausfüllen musst. Auf Basis dieser Angaben führen wir alle notwendigen Berechnungen durch. Du erhältst von uns das Abrechnungsformular ausgefüllt mit allen Details pro Mitarbeite und zur Weiterleitung an die Arbeitslosenkasse.
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