Bexio verspricht, dass alles super einfach von der Hand geht und die Buchhaltung sowie der Payroll mit wenigen Klicks erledigt sind. Dieses Versprechen verleitet viele Anwender, ihre Buchhaltung ohne Treuhänder selbstständig zu führen, obwohl sie kaum Fachwissen in diesem Bereich mitbringen. Das führt leider häufig zu systematischen Fehlern, die dann aufwendige und teure Aufräumaktionen durch einen Treuhänder nach sich ziehen. Nachfolgend ein paar Tipps für die effiziente Buchhaltung mit Bexio.
Falle MWST Einstellungen
Die Grundeinstellungen für die Mehrwertsteuer müssen zu Beginn einer Bexio-Steuerperiode eingestellt werden. Sobald im entsprechenden Geschäftsjahr Buchungen vorhanden sind, ist Game Over. Eine Anpassung der Einstellungen ist nicht mehr möglich! In diesem Fall musst du alle Buchungen löschen, dann die Einstellung anpassen und alles neu verbuchen. Alternativ erfolgt die Korrektur ausserhalb von Bexio durch die manuelle Erstellung der MWST-Abrechnung unter Anleitung eines Treuhänders.
Pflege Kontenplan
Die Anpassung des Kontenplans an die eigenen Bedürfnisse und an das Geschäftsmodell ist sinnvoll. So können die integrierten Berichtsmöglichkeiten besser genutzt werden. Allzu exotische Anpassungen können aber Probleme machen, da Bexio bei falscher Pflege Konten nicht mehr anzeigt. Zudem darf man die Mindestgliederungsvorschriften des OR nicht vergessen.
Es besteht die Möglichkeit, Konten zu deaktivieren. Das empfiehlt sich für Konten, die nie benötigt werden. Diese Konten erscheinen zwar noch in den Berichten, können aber nicht mehr verwendet werden für neue Buchungen. So können Verbuchungsfehler vermieden werden.
Im Kontenplan kann für jedes Konto der Standard MWST Satz hinterlegt werden. Gerade bei häufig bebuchten Konten eine gute Option, da der am meisten benötigte MWST Satz gleich in der Bexio Maske vorgeschlagen wird. Bspw. kann es hilfreich sein, auf dem Konto „6000 Miete“ den MWST Code VB77 zu hinterlegen, weil der Vermieter auf der Miete MWST abrechnet (optiert).
Effiziente Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
Hinter der Funktion Lieferantenrechnung im Menu Einkauf bietet Bexio eine vernünftige Kreditorenbuchhaltung. Die Rechnungserfassung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher ein paar Tipps zur effizienten Erfassung von Rechnungen in Bexio:
- Kopierfunktion verwenden: Für die Erfassung von wiederkehrenden Rechnungen die alte Rechnung kopieren. So sind die meisten Felder schon richtig vorausgefüllt.
- Bankverbindung beim Lieferanten pflegen:
Mit der einmaligen Hinterlegung der Bankverbindung auf dem Kontakt sparst du dir die Erfassung der Bankverbindung für jede Rechnung. Zudem vermeidest du Tippfehler bei der Zahlungserfassung. - Zahlung sofort erfassen bei der Verarbeitung der Rechnung:
Die Zahlung sofort bei der Einbuchung der Rechnung erfassen. Erfasst du die Zahlung erst später, muss du die Rechnung nochmals digital in die Finger nehmen. Die Zahlung wartet geduldig im Modul „Banking“ auf die Übermittlung an deine Bank. - PDF Rechnungen im Vorschaufenster des Windows Explorers anzeigen:
Die Anzeige der Rechnung direkt im Windows Explorer ermöglicht den sehr schnellen Wechsel von PDF zu PDF. Zudem kannst du Dateien sofort umbenennen, ohne erst die Datei im PDF Reader zu schliessen.
Verarbeitung von Kreditkartenabrechnungen
Die Verarbeitung von Kreditkartenabrechnungen kann in Bexio ein Zeitfresser sein. Eine effiziente Möglichkeit ist die Erfassung der Kreditkartenabrechnung als Lieferantenrechnung. Jede Belastung auf der Kreditkartenabrechnung entspricht dann einer Erfassungszeile in der Abrechnung. Am Schluss muss der Belegbetrag mit dem Total der Kreditkartenabrechnung übereinstimmen. So ist gleich die Abstimmung der Abrechnung mit der Buchhaltung erledigt.
Einen Schönheitsfehler hat die Methode. Sobald du Positionen mit Bezugssteuer hast, musst du alle Beträge als Nettopositionen erfassen, wodurch Rundungsdifferenzen zur Abrechnung entstehen können.
Nach der Rechnungserfassung erfasst du eine manuelle Zahlung. Als Bankkonto das Abrechnungskonto der Kreditkarte wählen. Dafür musst du zuvor einmalig im Modul „Banking“ ein entsprechendes Kassenkonto hinterlegen.
Buchungskonto in der Übersicht Lieferantenrechnung einblenden
Mit der neuen Erfassungsmaske in Bexio besteht die Möglichkeit, die Buchungskonten einzublenden. Das hilft bei der Überprüfung der korrekten Verbuchung von Rechnungen.
Verwendung der Funktion Aufwendungen
Die Funktion eignet sich eigentlich sehr gut, um Kleinkram zu verbuchen, die mit einer Maestro Karte gekauft oder privat bezahlt wurden. Leider kann man eine Aufwendung nicht auf mehrere Buchungen splitten, was sehr ärgerlich ist. So können sehr viele Belege nicht korrekt verarbeitet werden. Für alle Belege, welche die Verbuchung auf mehrere Aufwandkonten verlangen, bleibt nur der Weg über die Funktion «Lieferantenrechnung» oder «Manuelle Buchung». Als Workaround kann man einen Kleinbeleg auf zwei «Aufwendungen» splitten. Der automatische Abgleich mit der Bankbelastung funktioniert dann aber garantiert nicht. Bexio muss hier die Funktion verbessern.
Verbuchung der Sozialversicherungsrechnungen direkt in die Personalkosten
Grosse Probleme macht Do It Yourself Buchhaltern die Verbuchung der Löhne und der Sozialversicherungsrechnungen. Es lohnt sich in der Regel die Lizenzkosten für das Lohnmodul zu bezahlen und das Modul von qualifizierten Personen einrichten zu lassen. Die Kosten dafür sind sehr viel geringer als Aufräumaktionen im Jahresabschluss.
Die Verbuchung der Löhne in der FIBU übernimmt die Schnittstelle. Prämienrechnungen der Sozialversicherungen sind dann auf die entsprechenden Abwicklungskonten zu verbuchen. Häufig erfolgt die Verbuchung von Beitragsrechnungen von Sozialversicherungen direkt auf die Aufwandkonten „5700 AHV, IV EO, ALV“ bis „5740 KTG-Beitrag“. Korrekt ist aber die Verbuchung über die entsprechenden Bilanzkonten „2270 KK Vorsorgeeinrichtung bis 2274 KK Krankentaggeld“, da der Aufwand bereits durch die automatische Buchung aus der Lohnbuchhaltung erfasst wird.
Interne und externe Ressourcen für Buchhaltung und HR clever kombinieren
Die Ressourcen von Startups und KMU sind knapp. Da liegt es nahe, viele administrative Tätigkeiten selber zu erledigen und die Kosten fürs Outsourcing zu sparen. Jedoch vergessen viele die entstehenden Opportunitätskosten. Do it yourself bookkeeping ist nicht gratis!
Denn die Zeit für die administrativen Tätigkeiten könnte auch in die Weiterentwicklung des Produktes, in Salesaktivitäten, oder in die Betreuung von Kunden fliessen. Zudem sind fachliche Fehler wahrscheinlich. Daher erleben wir immer wieder, dass Bexio User ein ganzes Jahr lang nach bestem Wissen und Gewissen komplett falsch verbuchen. Der Treuhänder muss dann einige Stunden aufräumen und korrigieren.
Bexio lädt geradezu ein, gewisse Tätigkeiten (bspw. Debitorenbuchhaltung) selber zu erledigen und andere an einen Experten auszulagern. Wer von Beginn an die Zusammenarbeit mit einem flexiblen Treuhänder sucht, vermeidet Leerläufe und umgeht viele Fettnäpfchen.
Bexio wirbt, „mit dem richtigen Werkzeug geht’s einfacher.“ Das stimmt, wenn ich mit dem Werkzeug auch richtig umgehen kann.
Trust Work übernimmt flexibel sämtliche Buchhaltungsaufgaben und den Payroll. Zudem erbringen wir businessfokussierte HR Dienstleistungen für Startups und KMU. Buche einen Termin und erhalte eine auf euren Bedarf zugeschnittene Offerte: https://www.trustwork.ch/book-a-call/
