FAQ zur Kurzarbeit und zur Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung infolge Covid-19

Kurzarbeitsentschädigung wird seit März 2020 mit dem summarischen Verfahren abgerechnet. Der Bundesrat hat die Abrechnung nach diesem Verfahren bis zum 31. März 2021 verfügt. Der Entscheid über die Fortführung des summarischen Verfahren traf der Bundesrat jeweils erst kurz vor Ablauf der Verfügung.

Bis November gilt für alle Mitarbeitenden: Die KAE beträgt 80% der anrechenbaren Ausfallstunden. Das bedeutet bei 100% Kurzarbeit, dass 80% des anrechenbaren Lohnes als KAE ausgerichtet werden. Der maximal anrechenbare Lohn eines Mitarbeitenden beträgt CHF 12’350 bei einem Vollzeitpensum.

Ab Abrechnungsperiode Dezember 2020 gelten zusätzliche Regeln für tiefe Einkommen:

Mitarbeiter, die bei einem Vollzeitpensum einen anrechenbaren Lohn zwischen CHF 3’470 und CHF 4’340 haben, erhalten CHF 3’470 KAE. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel CHF 4’000 verdient, erhält er daher neu 86.75% und nicht nur 80% KAE.

Mitarbeiter, die bei einem Vollzeitpensum einen anrechenbaren Lohn von höchstens CHF 3’470 haben, erhalten 100% KAE. Ein Angestellter mit CHF 2’300 anrechenbarer Monatslohn für ein 80% Pensum, erhält daher seinen vollen Lohn als KAE (Vollzeitlohn entspricht CHF 2’875).

Die Regelung bezüglich Anspruchsberchtigung von Mitarbeitern entsprechend weitgehend wieder den vor Covid-19 gültigen Regelungen. Namentlich haben Temporärmitarbeiter (von Verleihunternehmen) und Mitarbeitende mit befristeten Arbeitsverhältnissen keinen Anspruch mehr auf KAE.

Für Mitarbeitende auf Abruf haben mit Beschluss vom 28. Oktober 2020 rückwirkend ab 1. September 2020 Anspruch auf KAE. Voraussetzung ist aber, dass sie mindestens 6 Monate im Betrieb angestellt sind. Diese Mitarbeitergruppe hat daher faktisch seit dem März 2020 durchgehend Anspruch auf KAE. Der Anspruch läuft Ende Juni 2021 aus.

Befristete Mitarbeitenden mit arbeitsvertraglichem Kündigungsrecht, haben Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung.

Für die Neuanmeldung oder die Verlängerung von Kurzarbeit muss mindestens 10 Tage im Voraus eine Voranmeldung eingereicht werden. Läuft die Verfügung am 30. November aus, so muss bis am 20. November die Voranmeldung der Verlängerung eingereicht sein, damit der Anspruch auf KAE nahtlos besteht.

Ab September 2020 wird der Zähler auf Null gestellt. Ab September kann für maximal vier Abrechnungsperioden bis zum Ende der KA ein Arbeitsausfall von 85% und mehr abgerechnet werden.

Ab September 2020 gilt eine Karenzfrist von einem Tag pro Monat. Daher muss der Arbeitgeber die Kosten des Arbeitsausfalles für einen Tag selber tragen. Diese Kosten dürfen dem Arbeitnehmer nicht weiterbelastet werden.

Aktuell ist die rückwirkende Aufhebung der Karenzfrist auf September 2020 in Diskussion. Der Bundesrat entscheidet über die Regelungen zur Karenzfrist am 20. Januar 2021.

Überstundenguthaben, die vor Einführung der KA angefallen sind, müssen nicht kompensiert werden, bevor KAE abgerechnet werden kann.

Für die Berechnung der Sollstunden und des AHV-Lohns wird der ganze Monat herangezogen. Ausfallstunden können aber nur bis zum Ende der Bewilligung der Kurzarbeit gemäss Verfügung generiert werden. Das gilt auch, wenn das Ende der Kurzarbeit schon am 7. des Monates ist.

Nur wenn der wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall im Beendigungsmonat unter 10% fällt, weil der ganze Monat berücksichtigt werden muss für die Sollstunden, kann der Pro Rata per Ende Kurzarbeit abgerechnet werden. Dafür müssen Sollstunden, Ausfallstunden und die AHV-Lohnsumme bis zum Ende Kurzarbeit gemäss Verfügung berechnet werden.

Ferien- und Feiertage müssen als Sollstunden im Feld «Summe Sollstunden insgesamt aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden» berücksichtigt werden! Das widerspricht der Logik vieler Zeiterfassungsprogramme, die für Ferien- und Feiertage keine Sollstunden generieren.

In diesem Fall kann die Anzahl Sollstunden nicht einfach blind aus der Zeiterfassung übernommen werden.

Ist im Arbeitsvertrag ein Arbeitspensum definiert oder eine Bandbreite von zu leistetenden Stunden, so errechnen sich daraus die Sollstunden. Besteht keine vertragliche Regelung, können die Anspruchsvoraussetzungen schnell nicht mehr gegeben sein. Denn Arbeitnehmende, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar ist, haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Damit der Arbeitsausfall bestimmbar ist, müssen die Sollstunden bestimmbar sein.

Ohne vertragliche Regelung kann mit den durchschnittlich geleisteten Stunden argumentiert werden, die während den letzten 6 oder 12 Monaten gearbeitet wurden und dieser Durchschnittswert als Sollstunden hergenommen werden. Schwankt die effektive Arbeitszeit um mehr 20% um diesen Durchschnittswert dürfte Arbeit auf Abruf vorliegen im Sinne der KAE und es besteht kein Anspruch. Davon betroffen sind in der Regel Aushilfen, die vom Arbeitgeber je nach Arbeitsanfall eingesetzt werden.

Nein. Wenn der wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall im ersten Abrechnungsmonat unter 10% fällt, weil der ganze Monat berücksichtigt werden muss, darf ab Einführung Kurzarbeit abgerechnet werden. Dafür müssen Sollstunden, Ausfallstunden und die AHV-Lohnsumme ab Einführung Kurzarbeit berechnet werden.

Für die Dauer der vertraglichen Kündigungsfrist (wer gekündigt hat, ist nicht relevant) erhält ein Betrieb keine Kurzarbeitsentschädigung. Der Lohn muss voll bezahlt werden, auch wenn der Mitarbeitende nicht beschäftigt werden kann.

Das gilt auch, wenn sich das Arbeitsverhältnis verlängert aufgrund Arbeitsunfähigkeit während der Kündigungsfrist.

Während Krankheit und Unfall kommen die gesetzlichen und vertraglichen Regelungen zur Anwendung, wie wenn keine Kurzarbeit besteht. Ein Mitarbeitender kann während Krankheit und Unfall keine Ausfallstunden generieren.

Die Kranheits- und Unfallstunden müssen aber in der Berechnung der Sollstunden berücksichtigt werden.

Die Sollstunden, die Ausfallstunden und die AHV-Lohnsumme muss belegt werden können. Dafür ist eine Arbeitszeitaufzeichnung für alle anspruchsberechtigten Mitarbeitende notwendig. Gewünscht wird die Hervorhebung der entsprechenden Summenzahlen.

Mit Standardreports aus den Zeiterfassungssystemen und den Lohnbuchhaltungen werden diese Angaben aber meistens nicht direkt ohne manuelle Berechnungen ablesbar sein. Dies gilt nicht zuletzt aufgrund des 13. Monatslohnes. Dieser ist in der Abrechnung der KAE einzubeziehen, wird meistens aber nur einmal jährlich ausbezahlt. In all diesen Fällen kann die AHV-pflichtige Lohnsumme gemäss Lohnbuchhaltung nicht mit dem Lohnjournal übereinstimmen. Daher muss in der Regel ein separates File erstellt werden als Beilage. Ein Beispiel für eine geeignete Beilage hat das SECO in den Erläuterungen des Abrechnungsformulars publiziert.

Die Arbeitslosenkasse des Kantons Zürich hatte ein „Supportformular“ erstellt. Dieses musst zwingend eingereicht werden, wenn mit der Arbeitslosenkasse des Kantons Zürich abgerechnet wird. Seit 31. Dezember 2020 steht das Formular nicht mehr zur Verfügung und kann nun nicht mehr benutzt werden.

Vor der Erstellung einer Abrechnung empfiehlt es sich, immer die aktuellen Informationen der zuständigen Arbeitslosenkasse checken und für jeden Abrechnungsmonat die Abrechnungsformulare neu herunterladen aufgrund von häufigen Änderungen. Formulare, die für alle Arbeitslosenkassen verbindlich sind, werden auf www.arbeit.swiss publiziert.

Nein, die Arbeitgeber erhalten für Stundenlohnmitarbeiter einer höhere Entschädigung als für Monatslohnmitarbeiter. Denn für Stundenlohnmitarbeiter können Ferien- und Feiertagsentschädigung deklariert werden, jedoch nicht für Monatslohnmitarbeiter! Diese Unterscheidung ist eine der wesentlichsten Veränderungen von der «normalen» Kurzarbeitsentschädigung zur KAE infolge Covid-19. Der 13. Monatslohn hingegen wird für Stunden- und Monatslohnmitarbeiter berücksichtigt.

Einfaches Beispiel:

Monatslohnmitarbeiter Teilzeit mit 50% Pensum bzw. 90 Sollstunden pro Monat erhält CHF 2’700 pro Monat. Dies entspricht CHF 30.- pro Stunden.

Der Stundenlohnmitarbeiter hat im Schnitt vor Einführung der Kurzarbeit 90 Stunden pro Monat gearbeitet und erhält ebenfalls CHF 30.- pro Stunde.

Beide haben Anspruch auf 5 Wochen Ferien, 9 bezahlte Feiertage und einen 13. Monatslohn.

Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen hatten nur Anspruch auf KAE bis 31. Mai 2020.

Darunter fallen alle Personen, die massgeblich am Betrieb beteiligt sind (inklsuvie mitarbeitende Ehegatten) oder Teil des obersten Entscheidungsgremiums sind. Darunter fallen bspw. Personen, die als Geschäftsführer in einer GmbH eingetragen sind oder Mitarbeitende, die zugleich im Verwaltungsrat einer AG sind. Selbständigerwerbende mit Angestellten sind nicht berechtigt für die Kurzarbeitsentschädigung.

Arbeitet eine Person mit arbeitgeberähnlicher Stellung Vollzeit, errechnen sich die Sollstunden gemäss den vertraglich vereinbarten Sollstunden oder der betriebsüblichen Sollarbeitszeit. Arbeitet sie Teilzeit, müssen die Sollstunden entsprechend angepasst werden.

Der anrechenbare AHV-pflichtige Lohn beträgt IMMER CHF 4’150.- für ein Vollzeitpensum, selbst wenn der Lohn tiefer ist. Der Lohn muss aber dem Teilzeitgrad angepasst werden.

Für die Dauer der Kurzarbeit muss zwingend die Arbeitszeit vollständig erfasst werden, damit die Ausfallstunden dokumentiert werden können.

Es kann sich lohnen, die Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen trotz Anspruch nicht in der Abrechnung zu berücksichtigen und ganz wegzulassen. Das Weglassen dieser Gruppen kann zu einer höheren Kurzarbeitsentschädigung für den Betrieb führen.

Derzeit nichts. Einkünfte aus Zwischenbeschäftigungen darf ein Mitarbeitender behalten und der Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung wird dadurch nicht reduziert. Diese Sonderregelung gilt bis 31. Dezember 2020.

Die Wegleitungen und Merkblätter für die «normale» Kurzarbeitsentschädigung müssen mit Vorsicht gelesen werden. Gerade im Thema Abrechnung der KAE bestehen aufgrund Covid-19 Sonderregelungen und daher sind die „normalen“ Wegleitungen nur beschränkt gültig, denn die aktuell gültigen Regelungen in den Verordnungen gehen vor (Verordnung).

Die wichtigsten Informationen sind in das Formular für Kurzarbeitsentschädigung infolge COVID-19 integriert. Darüber hinaus haben viele kantonale Arbeitslosenkassen Informationen zur Verfügung gestellt. Leider nicht immer ganz widerspruchsfrei.

Leider haben sich bereits in der kurzen Zeit kantonale Besonderheiten entwickelt. Daher ist es vor jeder Abrechnung notwendig sowohl auf www.arbeit.swiss UND den kantonal zuständigen Ämtern zu informieren. Das SECO wird sicherlich versuchen, das Abrechnungsverfahren zu harmonisieren und laufend Klarheit zu schaffen. Deshalb ist es notwendig, vor jeder Abrechnung die entsprechenden Homepages des Bundes und des jeweiligen Kantons zu studieren.

Mitarbeiter mit befristeten Arbeitsverträgen haben bis zum 31. August 2020 Anspruch auf KAE, wenn KEINE Kündigungsmöglichkeit besteht. Lernende haben Anspruch bis 31. Mai 2020.

Mitarbeitende in einem befristeten Arbeitsverhältnis MIT vertraglicher Kündigungsmöglichkeit, haben Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung.

Die Abrechnung erfolgt gleich wie für Mitarbeiter in unbefristeteten Arbeitsverhältnissen.

Für diese Mitarbeitende muss das Personalverleihunternehmen Kurzarbeit voranmelden und abrechnen. Verleihpersonal hat nur Anpsruch auf KAE bis 31. August 2020.

Nein, der Ferienanspruch darf aufgrund Kurzarbeit nicht gekürzt werden.

Ferien dürfen auch während der Kurzarbeit angeordnet werden. Dabei sind die gleichen Regelungen einzuhalten, wie wenn keine Kurzarbeit im Betrieb geleistet wird. Da die Anordnung von Ferien nur mit Vorlauf zulässig ist (ca. 3 Monate), darf die Ferienanordnung nicht kurzfristig erfolgen. Für Ferienzeiten kann keine KAE geltend gemacht werden und der Lohn muss zu 100% weiterbezahlt werden.

Das Gesetz (Art. 335b OR) listet als Gründe für die Verlängerung der Probezeit Krankheit, Unfall oder die Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht (bspw. Militär) auf. Kurzarbeit verlängert die Probezeit daher genauso wenig wie Ferien. Die Probezeit kann einvernehmlich aber bis maximal drei Monate verlängert werden.

Dem Mitarbeitenden muss der normale Lohn bezahlt werden auch wenn er nicht beschäftigt werden kann. Es besteht in diesem Fall aber kein Kündigungsschutz.

Diese Frage ist im Detail erstaunlich ungeklärt durch die Einführung der KAE infolge Covid-19. Für die Stunden, die noch gearbeitet werden, muss der normale vertragliche Lohn bezahlt werden. Die Entschädigung für die Ausfallstunden kann auf 80% gekürzt werden. Da die Sozialversicherungen so abzurechnen sind, als ob keine Kurzarbeit bestehen würde, kann der Nettolohn weniger als 80% des regulären Lohnes sein.

Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmende mit der Kurzarbeit einverstanden ist.

Kurzarbeitsentschädigungen sind gemäss Wegleitung zum Lohnausweis in Ziffer 7 des Lohnausweises (andere Leistungen) zu deklarieren. Das gilt grundsätzlich auch bei einer Lohnfortzahlung während der Kurzarbeit von 100%!

Der Kanton Bern hat folgende Aufweichung publiziert:

„Kurzarbeitsentschädigungen sind in Ziffer 7 des Lohnausweises auszuweisen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den vollen Lohnbetrag trotz Kurzarbeit überweist.

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat ein monatliches Gehalt von CHF 8‘000. Der Arbeitgeber meldet 50% Kurzarbeit an und erhält für seinen Arbeitnehmer eine Kurzarbeitsentschädigung von CHF 3‘200 (80%). Der Lohnausweis ist wie folgt auszufüllen: Der Betrag von CHF 3‘200 ist in Ziffer 7, der Lohn von CHF 4‘800 in Ziffer 1 zu deklarieren. In den Bemerkungen von Ziffer 15 sind die Tage mit Erwerbsausfallentschädigung auszuweisen.

Ist eine Deklaration in Ziffer 7 nicht möglich (bspw. weil aufgrund der Lohnsoftware eine Zuordnung nicht möglich ist), kann auf die Deklaration in Ziffer 7 verzichtet werden, sofern in den Bemerkungen von Ziffer 15 die Tage mit Erwerbsausfallentschädigung (wenn möglich mit Angaben zu deren Umfang) ausgewiesen sind.

Beispiel: Haben Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer während 30 Tagen jeweils nur am Vormittag gearbeitet und haben Sie dafür eine Kurzarbeitsentschädigung erhalten, kann die Bemerkung in Ziffer 15 wie folgt lauten: «30 Tage Kurzarbeit zu 50% (halbtags gearbeitet)».“

Ja, Trust Work bietet die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung als Outsourcing-Leistung für Arbeitgeber und Treuhänder an.

Sozialversicherungen sind so abzurechnen, als ob keine Kurzarbeit bestehen würde! Für den Arbeitgeberanteil für AHV/IV/EO/ALV erfolgt eine Entschädigung mit der KAE, nicht jedoch für Beiträge an die Krankentaggeldversicherung, Unfallversicherung, Pensionskasse und die FAK.

Während der Kurzarbeit unbedingt eine vollständige Arbeitszeiterfassung einführen für alle anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden. Daher auch für Mitarbeiter mit besonderen Entscheidungsbefugnissen. Das gilt auch für Betriebe, die bisher auf die Erfassung der Arbeitszeiten verzichtet haben. Die Arbeitszeitaufzeichnung werden notwendig sein, um die Ausfallstunden zu belegen bei Kontrollen.