Abrechnung Kurzarbeitsentschädigung doch nicht so einfach?
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Kurzarbeitsentschädigung: Die wichtigsten Änderungen ab September im Überblick
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Die Voranmeldungen auf Kurzarbeitsentschädigung sind explodiert. Kurzarbeit ist von einem Tag vom Sonderfall zur Realität von über 1.4 Mio. Arbeitnehmenden geworden. Entsprechend häufen sich auch bei uns die Fragen rund um die Kurzarbeit, sowohl von Arbeitgeber als auch von Arbeitnehmenden. Die häufigsten Fragen haben wir in diesem Blog zusammengefasst.

Letzte Aktualisierung am 27.08.2020

Fragen zur Abrechnung Kurzarbeitsentschädigung

1Welches Abrechnungsverfahren gilt ab September 2020?
Kurzarbeitsentschädigung wird weiterhin mit dem summarischen Verfahren abgerechnet (so wie von März bis August 2020). Diese Regelung gilt bis voraussichtlich 31. Dezember 2020.
2Welche Arbeitnehmergruppen haben ab September 2020 keinen Anspruch mehr auf KAE?
Die Regelung bezüglich Anspruchsberchtigung von Mitarbeitern entsprechend weitgehend wieder den vor Covid-19 gültigen Regelungen. Namentlich haben Temporärmitarbeiter (von Verleihunternehmen), Mitarbeitende mit befristeten Arbeitsverhältnissen und Mitarbeitende auf Abruf keinen Anspruch mehr auf KAE.
3Wann muss ich eine Voranmeldung einreichen?
Für die Neuanmeldung oder die Verlängerung von Kurzarbeit muss mindestens 10 Tage im Voraus eine Voranmeldung eingereicht werden. Läuft die Verfügung am 30. November aus, so muss bis am 20. November die Voranmeldung der Verlängerung eingereicht sein, damit der Anspruch auf KAE nahtlos besteht.
4Wie oft kann ich einen Arbeitsausfall von >85% abrechnen?
Ab September 2020 wird der Zähler auf Null gestellt. Ab September kann für maximal vier Abrechnungsperioden bis zum Ende der KA ein Arbeitsausfall von 85% und mehr abgerechnet werden.
5Gilt ab September eine Karenzfrist für die Kurzarbeitsentschädigung?
Ab September 2020 gilt eine Karenzfrist von einem Tag pro Monat. Daher muss der Arbeitgeber die Kosten des Arbeitsausfalles für einen Tag selber tragen. Diese Kosten dürfen dem Arbeitnehmer nicht weiterbelastet werden.
6Müssen Überstunden kompensiert werden während der Kurzarbeit?
Überstundenguthaben, die vor Einführung der KA angefallen sind, müssen nicht kompensiert werden, bevor KAE abgerechnet werden kann.
7Wir können die Kurzarbeit beenden. Wie muss ich den letzten Abrechnungsmonat deklarieren? Den ganzen Monat oder nur bis Ende Abrechnungsmonat?
Für die Berechnung der Sollstunden und des AHV-Lohns wird der ganze Monat herangezogen. Ausfallstunden können aber nur bis zum Ende der Bewilligung der Kurzarbeit gemäss Verfügung generiert werden. Das gilt auch, wenn das Ende der Kurzarbeit schon am 7. des Monates ist.

Nur wenn der wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall im Beendigungsmonat unter 10% fällt, weil der ganze Monat berücksichtigt werden muss für die Sollstunden, kann der Pro Rata per Ende Kurzarbeit abgerechnet werden. Dafür müssen Sollstunden, Ausfallstunden und die AHV-Lohnsumme bis zum Ende Kurzarbeit gemäss Verfügung berechnet werden.

8Wie sind Ferien- und Feiertage im Abrechnungsformular zu berücksichtigen?
Ferien- und Feiertage müssen als Sollstunden im Feld «Summe Sollstunden insgesamt aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden» berücksichtigt werden! Das widerspricht der Logik vieler Zeiterfassungsprogramme, die für Ferien- und Feiertage keine Sollstunden generieren. In diesem Fall kann die Anzahl Sollstunden nicht einfach blind aus der Zeiterfassung übernommen werden.
9Wie viele Sollstunden haben Stundenlohnmitarbeiter?

Ist im Arbeitsvertrag ein Arbeitspensum definiert oder eine Bandbreite von zu leistetenden Stunden, so errechnen sich daraus die Sollstunden. Besteht keine vertragliche Regelung, können die Anspruchsvoraussetzungen schnell nicht mehr gegeben sein. Denn Arbeitnehmende, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar ist, haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Damit der Arbeitsausfall bestimmbar ist, müssen die Sollstunden bestimmbar sein. Ohne vertragliche Regelung kann mit den durchschnittlich geleisteten Stunden argumentiert werden, die während den letzten 6 oder 12 Monaten gearbeitet wurden und dieser Durchschnittswert als Sollstunden hergenommen werden. Schwankt die effektive Arbeitszeit um mehr 20% um diesen Durchschnittswert dürfte Arbeit auf Abruf vorliegen im Sinne der KAE und es besteht kein Anspruch. Davon betroffen sind in der Regel Aushilfen, die vom Arbeitgeber je nach Arbeitsanfall eingesetzt werden.

10Ich habe per 28. März für alle Mitarbeiter 100% Kurzarbeit eingeführt. Kann es sein, dass ich für den März keine Kurzarbeitsentschädigung erhalte?
Nein. Wenn der wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall im ersten Abrechnungsmonat unter 10% fällt, weil der ganze Monat berücksichtigt werden muss, darf ab Einführung Kurzarbeit abgerechnet werden. Dafür müssen Sollstunden, Ausfallstunden und die AHV-Lohnsumme ab Einführung Kurzarbeit berechnet werden.
11Ich muss trotz Kurzarbeit Mitarbeiter aus wirtschaftlichen Gründen kündigen. Wie rechne ich jetzt Kurzarbeit ab? Was ist, wenn der Mitarbeiter kündigt?
Für die Dauer der vertraglichen Kündigungsfrist (wer gekündigt hat, ist nicht relevant) erhält ein Betrieb keine Kurzarbeitsentschädigung. Der Lohn muss voll bezahlt werden, auch wenn der Mitarbeitende nicht beschäftigt werden kann. Das gilt auch, wenn sich das Arbeitsverhältnis verlängert aufgrund Arbeitsunfähigkeit während der Kündigungsfrist.
12Wie beeinflusst Krankheit und Unfall Kurzarbeit?
Während Krankheit und Unfall kommen die gesetzlichen und vertraglichen Regelungen zur Anwendung, wie wenn keine Kurzarbeit besteht. Ein Mitarbeitender kann während Krankheit und Unfall keine Ausfallstunden generieren. Die Kranheits- und Unfallstunden müssen aber in der Berechnung der Sollstunden berücksichtigt werden.
13Was muss ich zusätzlich zum Formular der Arbeitslossenkasse senden?
Die Sollstunden, die Ausfallstunden und die AHV-Lohnsumme muss belegt werden können. Dafür ist eine Arbeitszeitaufzeichnung für alle anspruchsberechtigten Mitarbeitende notwendig. Gewünscht wird die Hervorhebung der entsprechenden Summenzahlen.

Mit Standardreports aus den Zeiterfassungssystemen und den Lohnbuchhaltungen werden diese Angaben aber meistens nicht direkt ohne manuelle Berechnungen ablesbar sein. Dies gilt nicht zuletzt aufgrund des 13. Monatslohnes. Dieser ist in der Abrechnung der KAE einzubeziehen, wird meistens aber nur einmal jährlich ausbezahlt. In all diesen Fällen kann die AHV-pflichtige Lohnsumme gemäss Lohnbuchhaltung nicht mit dem Lohnjournal übereinstimmen. Daher muss in der Regel ein separates File erstellt werden als Beilage. Ein Beispiel für eine geeignete Beilage hat das SECO in den Erläuterungen des Abrechnungsformulars publiziert.

Die Arbeitslosenkasse des Kantons Zürich hat ein „Supportformular“ erstellt. Dieses muss zwingend eingereicht werden, wenn mit der Arbeitslosenkasse des Kantons Zürich abgerechnet wird. Das File kann auch für die Abrechnung mit anderen Kassen eine gute Hilfestellung bieten.

Vor der Erstellung einer Abrechnung empfiehlt es sich, immer die aktuellen Informationen der zuständigen Arbeitslosenkasse checken und für jeden Abrechnungsmonat die Abrechnungsformulare neu herunterladen aufgrund von häufigen Änderungen.

14Erhalten Monats- und Stundenlöhner gleich viel Kurzarbeitsentschädigung infolge Covid-19?
Nein, die Arbeitgeber erhalten für Stundenlohnmitarbeiter einer höhere Entschädigung als für Monatslohnmitarbeiter. Denn für Stundenlohnmitarbeiter können Ferien- und Feiertagsentschädigung deklariert werden, jedoch nicht für Monatslohnmitarbeiter! Diese Unterscheidung ist eine der wesentlichsten Veränderungen von der «normalen» Kurzarbeitsentschädigung zur KAE infolge Covid-19. Der 13. Monatslohn hingegen wird für Stunden- und Monatslohnmitarbeiter berücksichtigt.

Einfaches Beispiel:

Monatslohnmitarbeiter Teilzeit mit 50% Pensum bzw. 90 Sollstunden pro Monat erhält CHF 2’700 pro Monat. Dies entspricht CHF 30.- pro Stunden.

Der Stundenlohnmitarbeiter hat im Schnitt vor Einführung der Kurzarbeit 90 Stunden pro Monat gearbeitet und erhält ebenfalls CHF 30.- pro Stunde.

Beide haben Anspruch auf 5 Wochen Ferien, 9 bezahlte Feiertage und einen 13. Monatslohn.

Monatslohn Stundenlohn Faktor
Sollstunden 90.00 90.00
Lohn pro Stunde 30.00 30.00
Lohn vor Zuschlägen 2’700.00 2’700.00
Ferienzuschlag 287.28 10.64%
Feiertagszuschlag 9.34 3.25%
13. Monatslohn 224.91 224.91 8.33%
AHV-pflichte Lohnsumme für Abrechnung KAE 2’924.91 3’221.53

Das SECO begründet das Vorgehen in ihren FAQ

15Was bedeutet Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und wie rechne ich diese Personen ab?
Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen haben nur Anspruch auf KAE bis 31. Mai 2020. Darunter fallen alle Personen, die massgeblich am Betrieb beteiligt sind (inklsuvie mitarbeitende Ehegatten) oder Teil des obersten Entscheidungsgremiums sind. Darunter fallen bspw. Personen, die als Geschäftsführer in einer GmbH eingetragen sind oder Mitarbeitende, die zugleich im Verwaltungsrat einer AG sind. Selbständigerwerbende mit Angestellten sind nicht berechtigt für die Kurzarbeitsentschädigung.

Arbeitet eine Person mit arbeitgeberähnlicher Stellung Vollzeit, errechnen sich die Sollstunden gemäss den vertraglich vereinbarten Sollstunden oder der betriebsüblichen Sollarbeitszeit. Arbeitet sie Teilzeit, müssen die Sollstunden entsprechend angepasst werden.

Der anrechenbare AHV-pflichtige Lohn beträgt IMMER CHF 4’150.- für ein Vollzeitpensum, selbst wenn der Lohn tiefer ist. Der Lohn muss aber dem Teilzeitgrad angepasst werden.

16Was muss für Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen sonst beachtet werden?
Für die Dauer der Kurzarbeit muss zwingend die Arbeitszeit vollständig erfasst werden, damit die Ausfallstunden dokumentiert werden können.

Es kann sich lohnen, die Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen trotz Anspruch nicht in der Abrechnung zu berücksichtigen und ganz wegzulassen. Das Weglassen dieser Gruppen kann zu einer höheren Kurzarbeitsentschädigung für den Betrieb führen.

17Was muss ich beachten, wenn Mitarbeitende einer Zwischenbeschäfitgung nachgehen?
Derzeit nichts. Einkünfte aus Zwischenbeschäftigungen darf ein Mitarbeitender behalten und der Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung wird dadurch nicht reduziert. Diese Sonderregelung gilt bis 31. Dezember 2020.
18Welche Wegleitung gelten für die Abrechnung der Kurzarbeit infolge Covid-19? Gelten die Wegleitungen für die normale Kurzarbeitsentschädigung für die Abrechnung infolge Covid-19?
Die Wegleitungen und Merkblätter für die «normale» Kurzarbeitsentschädigung müssen mit Vorsicht gelesen werden. Gerade im Thema Abrechnung der KAE bestehen aufgrund Covid-19 Sonderregelungen und daher sind die „normalen“ Wegleitungen nur beschränkt gültig, denn die aktuell gültigen Regelungen in den Verordnungen gehen vor.

Die wichtigsten Informationen sind in das Formular für Kurzarbeitsentschädigung infolge COVID-19 integriert. Darüber hinaus haben viele kantonale Arbeitslosenkassen Informationen zur Verfügung gestellt. Leider nicht immer ganz widerspruchsfrei.

Leider haben sich bereits in der kurzen Zeit kantonale Besonderheiten entwickelt. Daher ist es vor jeder Abrechnung notwendig sowohl auf www.arbeit.swiss UND den kantonal zuständigen Ämtern zu informieren. Das SECO wird sicherlich versuchen, das Abrechnungsverfahren zu harmonisieren und laufend Klarheit zu schaffen. Deshalb ist es notwendig, vor jeder Abrechnung die entsprechenden Homepages des Bundes und des jeweiligen Kantons zu studieren.

Das summarische Abrechnungsverfahren infolge Covid-19  gilt bis 31. Dezember 2020 (Entscheid BR vom 12. August 2020).

19Wie rechne ich Mitarbeiter in befristeten Arbeitsverhältnissen ab?
Mitarbeiter mit befristeten Arbeitsverträgen haben bis zum 31. August 2020 Anspruch auf KAE. Lernende haben Anspruch bis 31. Mai 2020. Die Abrechnung erfolgt gleich wie für Mitarbeiter in unbefristeteten Arbeitsverhältnissen.
20Wie berücksichte ich Temporärmitarbeitende von Personalverleihunternehmen?
Für diese Mitarbeitende muss das Personalverleihunternehmen Kurzarbeit voranmelden und abrechnen. Verleihpersonal hat nur Anpsruch auf KAE bis 31. August 2020.
Wem das alles zu aufwendig und zu kompliziert ist, lässt die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung günstig und sorgenfrei durch Trust Work abwickeln.

Arbeitsrechtliche Fragen

1Darf ich aufgrund Kurzarbeit Ferien kürzen?
Nein, der Ferienanspruch darf aufgrund Kurzarbeit nicht gekürzt werden.
2Darf ich während der Kurzarbeit Ferien anordnen?
Ferien dürfen auch während der Kurzarbeit angeordnet werden. Dabei sind die gleichen Regelungen einzuhalten, wie wenn keine Kurzarbeit im Betrieb geleistet wird. Da die Anordnung von Ferien nur mit Vorlauf zulässig ist (ca. 3 Monate), darf die Ferienanordnung nicht kurzfristig erfolgen. Für Ferienzeiten kann keine KAE geltend gemacht werden und der Lohn muss zu 100% weiterbezahlt werden.
3Wird die Probezeit durch KA verlängert?
Das Gesetz (Art. 335b OR) listet als Gründe für die Verlängerung der Probezeit Krankheit, Unfall oder die Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht (bspw. Militär) auf. Kurzarbeit verlängert die Probezeit daher genauso wenig wie Ferien. Die Probezeit kann einvernehmlich aber bis maximal drei Monate verlängert werden.
4Was passiert, wenn ein Mitarbeitender mit der Kurzarbeit nicht einverstanden ist?
Dem Mitarbeitenden muss der normale Lohn bezahlt werden auch wenn er nicht beschäftigt werden kann. Es besteht in diesem Fall aber kein Kündigungsschutz.
5Wie viel Lohnfortzahlung muss der Arbeitgeber zahlen bei Kurzarbeit?
Diese Frage ist im Detail erstaunlich ungeklärt durch die Einführung der KAE infolge Covid-19. Für die Stunden, die noch gearbeitet werden, muss der normale vertragliche Lohn bezahlt werden. Die Entschädigung für die Ausfallstunden kann auf 80% gekürzt werden. Da die Sozialversicherungen so abzurechnen sind, als ob keine Kurzarbeit bestehen würde, kann der Nettolohn weniger als 80% des regulären Lohnes sein. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmende mit der Kurzarbeit einverstanden ist.

Sonstige Fragen

1Gibt es IT Lösungen zur Abwicklung der Kurzarbeitsentschädigung?
Für die digitalisierte Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung für unsere Kunden nutzen wir die Software des Zürcher Startups atfinity (www.atfinity.io). Die Zeiterfassungssoftware ProTimer (www.protimer.ch) hat die Abrechnung der Kurzarbeit in ihre Lösung integriert.
2Kann ich die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung günstig auslagern?

Ja, Trust Work bietet die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung als Outsourcing-Leistung für Arbeitgeber und Treuhänder an.

3Welche Sozialversicherungsbeiträge muss ich abrechnen während Kurzarbeit?
Sozialversicherungen sind so abzurechnen, als ob keine Kurzarbeit bestehen würde! Für den Arbeitgeberanteil für AHV/IV/EO/ALV erfolgt eine Entschädigung mit der KAE, nicht jedoch für Beiträge an die Krankentaggeldversicherung, Unfallversicherung, Pensionskasse und die FAK.
4Wie muss ich die Arbeitszeiten während der Kurzarbeit erfassen?
Während der Kurzarbeit unbedingt eine vollständige Arbeitszeiterfassung einführen für alle anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden. Daher auch für Mitarbeiter mit besonderen Entscheidungsbefugnissen. Das gilt auch für Betriebe, die bisher auf die Erfassung der Arbeitszeiten verzichtet haben. Die Arbeitszeitaufzeichnung werden notwendig sein, um die Ausfallstunden zu belegen bei Kontrollen.
5Wie wickle ich Kurzarbeit im Lohn ab?
Dieser Frage widmen wir einen separaten Blog.

Anregungen und konkrete Fragen kannst du gerne an info@trustwork.ch stellen.

Roland Keller und Fitore Aliu

 

Trust Work bietet die Voranmeldung und die Abrechnung der Kurzarbeit als kostengünstigen Service an. Du musst dich nicht mit den ganzen Wegleitungen und den derzeit ständigen Änderungen befassen. Wir stellen dir einfach verständliche Fragen über Onlineformulare, die du ausfüllen musst. Auf Basis dieser Angaben führen wir alle notwendigen Berechnungen durch. Du erhältst von uns das Abrechnungsformular ausgefüllt mit allen Details pro Mitarbeite und zur Weiterleitung an die Arbeitslosenkasse.