Startups müssen sich zwangsweise mit den Themen Buchhaltung und HR beschäftigen. Die Zusammenarbeit mit einem Partner für Treuhand und HR ermöglicht Startups ein optimales administratives Setup und den bedarfsgerechten Zugang zu Expertise. Dafür muss der Outsourcing Partner so agil sein wie ein Startup.

Dieser Beitrag geht davon aus, dass ein Startup die erste Phase bereits erfolgreich absolviert hat. Die Gründer haben bereits eine gemeinsame Vision geschaffen, ihre Businessidee zu einem Businessmodell entwickelt und eine Gesellschaftsform für sich gefunden. Die notwendige Finanzierung für die Gründung einer GmbH oder einer AG steht und der Entscheid ist gefallen, eine GmbH oder eine AG zu gründen. Allerspätestens jetzt muss die Frage beantworten werden, wie das administrative Setup der neuen Gesellschaft aussehen soll.

Gesetzliche Mindestanforderungen an Buchhaltung und HR

Die erste Frage dazu lautet zurecht «Was brauchen wir tatsächlich?». Das Gesetz definiert das absolute Minimum für das administrative Setup: Juristische Personen (darunter fallen AG und GmbH) sind zum Führen einer Buchhaltung nach den Bestimmungen des Obligationenrechts verpflichtet. Es muss daher eine Bilanz, eine Erfolgsrechnung und ein Anhang erstellt werden (zusammengefasst ein Geschäftsbericht). Die Ausgestaltung muss mit Blick auf die Art und die Grösse des  Unternehmens zweckmässig sein. Sämtliche Belege müssen elektronisch oder auf Papier 10 Jahre aufbewahrt werden. Solange im Jahresschnitt nicht 10 Vollzeitäquivalente im Unternehmen arbeiten, kann auf das Thema Revision vollständig verzichtet werden.

Ein Unternehmen ist steuerpflichtig (Gewinn- und Kapitalsteuer). Daher muss jährlich die Steuererklärung aufgefüllt werden auf Basis der Jahressrechnung.

Unternehmen, die CHF 100’000 Franken Umsatz erzielen, sind mehrwertsteuerpflichtig. Wird diese Limite nicht erreicht, darf sich ein Betrieb der MWST freiwillig unterstellen, was gerade bei höherem Investitionsbedarf sinnvoll sein kann.

Neben den Themen rund um die Buchhaltung kommt eine AG oder eine GmbH nicht am Thema Arbeitsverträge und Sozialversicherungen vorbei. Alle operativ tätigen Personen einer AG oder einer GmbH gelten als unselbständige Erwerbstätige. Das gilt selbst bei einer AG oder einer GmbH mit nur einer Person (im Unterschied zu Deutschland). Jeder Arbeitgeber muss sich einer sogenannten Ausgleichskasse für die Abrechnung der AHV/IV/EO/ALV anschliessen und eine Unfallversicherung für die Arbeitnehmer abschliessen. Der Anschluss an eine Pensionskasse ist ebenfalls (fast immer) obligatorisch und der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ergibt fast immer Sinn. Alle Beiträge an die Sozialversicherungen müssen abgerechnet werden. Sehr oft kommen Startups am Thema Quellensteuer bereits ab der ersten Lohnzahlung nicht vorbei. Eine minimale Lohnbuchhaltung ist daher notwendig, sobald Löhne ausbezahlt werden.

Obwohl Arbeitsverträge auch mündlich abgeschlossen werden können, schützen arbeitsrechtlich saubere Arbeitsverträge vor bösen Überraschungen und schaffen für alle Beteiligten Klarheit über die wichtigen Arbeitsbedingungen.

Minimal Anforderungen müssen ab Tag 1 auch im Bereich Governance erfüllt werden. Je nach Rechtsform muss einmal im Jahr eine Generalversammlung durchgeführt und Verwaltungsratssitzungen abgehalten werden. Für die Sitzungen und Entscheidungen der Gremien besteht eine Pflicht zur Protokollierung.

Zusätzliche Anforderungen ans Financial Reporting

Neben den gesetzlichen Minimalanforderungen haben verschiedenen Stakeholder Anforderungen an das administrative Setup, welche die Ausgestaltung der Buchhaltung und den Umfang des HR massgebend beeinflussen. Gerade externe Investoren begnügen sich meist nicht, mit einer Präsentation der Jahresrechnung fünf Monate nach Abschluss des letzten Geschäftsjahres. Sie verlangen in der Regel Zwischenreports mit Vergleich von IST- mit Zielzahlen aus dem Business Plan. Das Managementteam dürfte selbst auch einen Informationsdurst nach Kennzahlen haben, die auf der Datenbasis aus der Buchhaltung ermittelt werden. Das Managementteam sollte sich daher klar werden, welche Kennzahlen es zur Steuerung des Startups benötigt. Diese Entscheidungen haben Einfluss auf die Ausgestaltung der Buchhaltung und des HR-Managements. Aus unserer Sicht unerlässlich ist das Thema Liquiditätsmanagement. Eine systematische, realistische und aktuelle Liquiditätsplanung und ein korrektes Reporting der Cash Flows, angepasst auf den individuellen Business-Case, ist absolut zentral. Cash ist der Sauerstoff eines Unternehmens – und ohne Sauerstoff sind wir nach 10 Minuten tot!

Kostenvergleich zwischen Inhouse und Outsourcing von Buchhaltung und HR

Gehen wir davon aus, dass das Gründerteam zu einer klaren Vorstellung gekommen, welche Anforderungen die Buchhaltung und das HR erfüllen muss. Jetzt steht das Startup vor der «Make or Buy» Entscheidung. Sollen die Themen Rechnungswesen, Payroll und Personal ausgelagert oder inhouse bearbeitet werden. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Mischform zwischen Eigenleistung und Outsourcing an einen Treuhänder und HR-Outsourcing-Partner.

Die grössten Bedenken gegenüber Outsourcing sind oft die Kosten. Und natürlich sind Kosten ein wichtiges Entscheidungskriterium. Allzu oft werden beim Vergleich von externen mit  internen Kosten Äpfel mit Birnen verglichen. Wenn zum Beispiel für einfache Sachbearbeitung ein branchenüblicher Stundensatz von CHF 120 verlangt wird, kommt reflexartig die Reaktion, das ist inhouse aber viel günstiger. «Für diese Tätigkeit stellen wir jemanden an mit einem Stundenlohn von CHF 25.» Tatsächlich sind die effektiven Kosten pro Stunde aber deutlich höher! Schlagen wir mal die Sozialversicherungsbeiträge hinzu, dann sind wir bei ca. CHF 28. Ach ja, Ferienanspruch haben wir auch noch. Als cooles Startup sind wir so attraktiv, dass wir uns das gesetzliche Minimum von 4 Wochen leisten können (Woche 5 und 6 sind halt unbezahlt). Jetzt sind wir bei ca. CHF 30.30. Nun kommen noch schwierig zu kalkulierenden Kosten hinzu wie Abwesenheit aufgrund Krankheit, Rekrutierung, Führung des Mitarbeitenden (ja, dieser Mitarbeitende wird am All Hands Meeting teilnehmen wollen und dürfte zu diesem Lohn nur grundlegende Qualifikationen vorweisen und daher die eine oder andere Frage im Arbeitsalltag stellen), Onboarding, Abhängigkeit von einer Person, Fluktuation (empirisch betragen Fluktuationskosten schnell mal 2 Monatslöhne) etc.

Die effektiven Kosten pro Stunde sind also deutlich höher! Konservativ gerechnet landen wir eher bei CHF 40 bis CHF 45 pro geleistete Stunde für die vorgesehene Tätigkeit. Noch völlig ausser Acht gelassen, haben wir, dass qualifizierte Mitarbeitende für das Thema Buchhaltung und HR einen höheren Lohn am Markt erzielen als die hier angenommenen CHF 25 pro Stunde. Entsprechend schmilzt der Kostenvorteil der inhouse Leistungserbringung noch einmal wie Eis im Hochsommer.

Entscheidender ist aber, dass dieser Mitarbeitende keinen Erfolg schuldet, der Outsourcing Partner hingegen schon! Der Mitarbeitende erfüllt die Erwartungen nicht – das ist das Problem des Arbeitgebers, denn Mitarbeiter schulden die Arbeitsleistung aber nicht den Erfolg. Im Gegensatz dazu schuldet der Outsourcing Partner das vereinbarte Ergebnis! Mit dem Treuhänder kann ich über die in Rechnung gestellte Arbeit streiten, wenn die Leistung nicht stimmt und die kostenlose Nacharbeit verlangen. Und wer jetzt gerade in Quarantäne sitzt, muss mich als Auftraggeber auch nicht interessieren.

Anforderung an den Treuhand und HR-Partner

Die Kosten sind nur eine Seite der Medaille, denn auf der Kehrseite sind die Leistungen von Outsourcing. Ein starker Treuhandpartner im HR und der Buchhaltung ermöglicht den flexiblen Zugang zu Expertenwissen und den Bezug der Menge an Dienstleistung, die effektiv benötigt werden. Damit dieser Flexibilitätsvorteil tatsächlich voll zum Tragen kommt, muss der Outsourcing Partner so agil wie ein Startup selbst sein. Der Outsourcing Partner muss fähig sein, kurzfristig auf operative Bedürfnisse eines Startups reagieren zu können und die Entwicklung des Unternehmens strategisch zu unterstützen. Prozesse und die optimale Rollenverteilung zwischen Startup und dem Treuhänder verändern sich über die Zeit. Damit die Vorteile von Outsourcing der Buchhaltung und des HR voll zum Tragen kommen, sollte ein Startup bei der Wahl eines Partners darauf achten, dass der Treuhänder und HR Berater das optimale Setup mit dem Kunden sucht und nicht seine für sich optimierten Standardprozesse verkauft.

Hat der Outsourcing Partner diesen kundenzentrierten Ansatz, dann kann das Startup die optimale Mischung zwischen Erbringung von Eigenleistungen und Einkauf von Services finden und diesen laufend der aktuellen Entwicklungsphase des Unternehmens anpassen. Das Startup profitiert so, idealerweise von Tag 1 an, von einem individuellen und optimalen Setup in der Buchhaltung und dem HR. So kann sich das Gründerteam auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

Als Treuhand und HR-Outsourcing Partner mit einem Fokus auf Startups, bieten wir genau die Agilität, um uns auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens einzustellen. Wir nennen das «focus on your business2». Wir legen den Fokus auf die Bedürfnisse eures Business, damit ihr euch auf euer Business fokussieren könnt. Bucht ein unverbindliches Erstgespräch unter www.trustwork.ch oder schreibt auf roland@trustwork.ch.